Komunikasi Organisasi

1.Theories of Organizational Communication

Teori-teori yang masuk dalam teori komunikasi organisasi ini merupakan teori yang akarnya maupun pengembangan penelitiannya sangat interdisipliner. Komunikasi organisasi merupakan bagian dari ilmu komunikasi yang kontemporer dan sangat aplikatif sehingga terkait dengan disiplin ilmu lainnya. Keterkaitannya dengan ilmu lain seperti manajemen, sosiologi, serta sosial dan psikologi industri, ilmu ini juga merupakan subdisiplin ilmu dalam komunikasi. Sebagai hasilnya berkembanglah ilmu komunikasi organisasi ini.SDR2008

Definisi Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi merupakan 2 kata yang berbeda, dan ketika digabungkan menjadi satu arti baru. Menurut Modaff, dkk, 2008:2, organisasi adalah suatu alat atau instrumen yang digunakan untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan komunikasi adalah bagaimana alat atau instrumen (organisasi) dikreasikan, berlanjut, dan mekanisme aktivitas koordinasi yang didesain utuk mencapai tujuan personal dan organisasi (Modaff,dk:,2008:2-3). Jadi komunikasi organisasi adalah suatu proses kreasi , perubahan, interpretasi (benar atau tidak benar) dan penyampaian pesan dalam sebuah sistem hubungan interrelasi pada manusia. Inti dari definisi ini adalah konsep dari sebuah pesan (Fred Jablin. 1990: 157 dalam Modaff, dkk, 2008:3). Sebuah pesan adalah suatu “nonrandom verbal symbolization” (Stohl & Reading, 1987: 452 dalam Modaff,dkk, 2008”3) Dalam kata lain, sebuah pesan adalah bagaiman penggunaan bahsa baik tulisan maupun lisan yang akan diterjemahkan oleh penerima pesan secara intensional. Penggunaan bahasa disini terkait dengan ilmu dasar yang digunakan seperti managemen atau psikologi industri.
Definisi lebih terinci adalah berdasarkan Miller, 2003:1, yang menyatakan bahwa komunikasi organisasi bisa didekati dalam berbagai cara, tapi ada kesepakatan bahwa Organisasi melibatkan kolektivitas sosial (sekelompok orang) dimana semua aktivitasnya dikoordinasikan untuk mencapai suatu tujuan baik tujuan individu maupun tujuan kolektif. Dengan aktivitas yang terkoordinasi, dalam beberapa tingkatan struktur organisasi diciptakan untuk membantu individu-individu untuk berkerjasama satu sama lain dalam lingkungan organisasi yang lebih besar. Dalam hal ini komunikasi merupakan “alat” untuk melakukan transaksi (antara 2 atau lebih orang yang salng berinteraksi), sebagai simbolisasi (komunikasi menjadi simbol dalam transaksi). Jadi dalam mempelajari Komunikasi Organisasi harus memahami bagaimana konteks dari organisasi akan mempengaruhi proses komunikasi dan bagaimana simbol alamiah dari komunikasi akan membedakan tingkah laku suatu betuk organisasi dengan bentuk organisasi lainnya.
Untuk memahami mengenai teori komunikasi organisasi, harus diawali dengan suatu pemahaman umum melalui pengertian melihat organisasi melalui beberapa metafora, seperti yang diungkapkan oleh Gareth Morgan dalam bukunya Images of Organization, (1986, 1997) menyatakan bahwa penggunaan metafora metafora sebagai panduan dalam memahami organisasi, berkaitan erat dengan cara berpikir dan bagaimana kita memahami dunia . Dalam kutipan aslinya adalah sebagai berikut:
“The use of Metaphor implies a way of thinking and a way of seeing that pervades how we understand our world” (Morgan, 1986: 12 dalam Miller, 2005:208).

Machine Metaphor - Pendekatan Klasik (Classical approach) : Scientific management school
Pada awal tahun 1920, yang disebut dalam Miller, 2003: 2 sebagai dasar pendekatan dalam memahami komunikasi organisasi. Pada era ini pendekatan yang digunakan disebut sebagai pendekatan klasikal (classical approach). Dalam pendekatan klasik ini ada 3 teori organisasi yang menonjol yaitu Henry Fayol's Theory of Classical Management , Max Weber's Theory of Bureaucracy, dan Frederic taylor's theory of Sciencentific Management. Dalam ketiga teori ini organisasi dipandang sebagai metafora mesin (Machine Metaphore).
Dalam Machine methapore ini sebuah organisasi dipandang sebagai mesin yang mempunyai beberapa aspek yaitu :

1.Spesialisasi, dimana semua bagian dari mesin mempunyai fungsi yang spesifik,
2.Standarisasi, dimana semua bagian dari mesin mempunyai stndar tertentu, sehingga jka salah satu bagian tidak memenuhi standar akan dengan mudah diganti (replaceabillity)
3.Predictabilitas, dimana semua bagian dari mesin selalu bekerja mengikuti tata aturan tertentu
Jadi sebuah organisasi yang dikonseptualisasikan seperti sebuah mesin, mempunyai “cara kerja “ yang sama dengan sebuah mesin, dimana sebuah mesin harus memenuhi aspek spesialisasi, standarisasi dan prediactabilitas.
Dalam memandang organisasi sebagai metafora mesin ini, yang dilihat hanyalah bentuk hubungan yang formal saja, tidak memperhatikan hubungan informal yang terjadi. Dari sisi perpektif komunikasi, karena sifatnya scientific, komunikasi yang terjadi bersifat hirakis formal (top down-dari atasan ke bawahan), sedangkan komunikasi dari bawahan ke atasan sangat lemah. Keputusan yang diambil biasanya bersifat rasional, hanya memperhatikan unsur fungsi dan kaitannya denga tujuan organisasi. Dan dalam komunikasi organisasi seperti ini lebih mementingkan keputusan atasan dibandingkan bawahan.

System Metaphor
Mulai berkembang pada tahun 1960 dan 1970, yang memandang organisasi sebagai suatu sistem yang komplek. Organisasi adalah suatu sistem yang saling bergantung dan berkaitan satu sama lain. Sistem secara hirarki terdiri dari sebuah subsistem, dan supersistem yang terbuka terhadap lingkungannya. Dalam memahami komunikasi organisasi dalan metafora ini adalah dengan memahami bagaimana keterkaitan antara suatu bagian dengan bagian lainnya, sehingga menitikberatkan pada feedback (umpan balik) antara supervisor dan bawahannya, jejaring komunikasi dalam organisasi dan aliran informasi yang terjadi dalam organisasi.

Interpretive Metaphor (Culture Metaphor)
Muncul tahun 1980 an, sebagai bentuk kekecewaan para ahli terhadap konsep metafora mesin dan metafora sistem yang sangat rasional dan objektif, sehingga tidak mengindahkan hal-hal lain yang mempengaruhi tingkah laku organisasi. Dalam Interpretive metaphor melihat organisasi sebagai suatu kultur, dan inilah yang berkembang dalam penelitian komunikasi organisasi masa kini. Interpretive Theory sifatnya sangat kontras kalau dibandingkan dengan teori-teori post positivit. Teori Post positivist pendekatannya pada natural science, dimana tujuannya membuat eksplanasi terhadap suatu fenomena. Teori interpretive mempunyai pendekatan berbeda, dimana teori ini cenderung pada pemahaman / understanding/verstehen terhadap fenomena spesifik yang terjadi (Local understanding)
Cultural Metaphor ini berakar dari studi antropologi yang memandang organisasi sebagai suatu cerita atau sejarah, sistem nilai, ritual-ritual, bentuk upacara dan tingkah laku keseharian adalah cara terbaik untuk memahami sebuah organisasi dan anggota organisasi tersebut. Beragkat dari teori interpretive untuk membantu pemahaman terhadap dunia yang secara sosial dibentuk melalui interaksi komunikasi dalam organisasi. Hal ini merupakan refleksi dari kompleksitas dunia sosial dan proses konstruksi sosialnya serta apa yang telah terjadi sebelumnya. Dengan teori interpretive akan mampu menjembatani bagaimana mendapatkan “local understanding” terhadap organisasi yang diteliti. Penelitiannya dilakukan secara kualitatif, dan hasil penelitian digambarkan secara naratif, sehingga tepat digunakan untuk menggambarkan kondisi sosial di sekitar kita yang dibentuk melalui interaksi komunikatif (communicative interaction)

Pada tahun 1980 an ini juga Morgan melabelkan bahwa “Organization as intrument of domination metaphor”, organisasi adalah alat yang didominasi oleh metafora. Dan bisa dikaitkan dengan Teori Kritis, dimana dalam melakukan investigasi pada suatu organisasi untuk melihat cara yang dominan dalam berpikir, berbicara dan berlaku dalam suatu organisasi . Hal ini dilakukan untuk membentuk ideologi dan menekan para pekerja. Beberapa penelitian yang dilakukan antara lain untuk melihat peranan gender dalam suatu organisasi, bagaimana peran kaum perempuan dalam suatu organisasi, kesetaraan gender dalam pengambilan keputusan di suatu organisasi, dan sebagainya.

Namun 4 teori yang akan dikemukakan dalam paper ini mempunyai jalur yang berbeda dengan teori yang dibangun melalui aturan umum yang dikemukakan di atas. Ke 4 teori ini berawal dari luar jalur ilmu komunikasi, tapi sangat mempengaruhi perkembangan teori komunikasi organisasi, dan sangat disambut antusias oleh para ahli komunikasi
2 teori pertama yaitu Weick's Theory of Organizing dan Gidden's Structuration Theory, merupakan teori yang berasal dari luar jalur komuikasi, dan berkembang pesat dalam komunikasi organisasi. Sedangkan 2 teori lain yaitu Taylor's text and conversation theory serta Baker and Cheney's concertive control theory berkembang dalam ranah ilmu komunikasi organisasi dalam kurun waktu 15 tahun terakhir ini.

a.Weick's theory of organizing (Miller, 2005)/ Organizational Information Theory (West & Turner, 2007)
Karl weick merupakan seorang ahli psikologi sosial dan manajemen yang berpengaruh besar dalam perkembangan komunikasi organisasi. Dua buah bukunya yang dikenal adalah The Social Psichology of organizing (1979) dan Sensemaking of Organization (1995) membawa Karl Weick sebagai salah satu skolar yang diperhatikan. Konsistensinya dalam ide-ide tentang Organisasi terus diusung dan diperbaikinya dalam waktu 30 tahun.
Menurut Weick ada keterkaitan antara pengorganisasian dan komunikasi (Intertwinning between organizing and communication)
Karl Weick masih menggunakan tatanan yang sama dengan konsep organisasi yang diuangkapkan dalam metafora mesin di atas, tapi Weick melihat organisasi bukan sebagai suatu benda, namun merupakan suatu aktivitas. Organisasi bukan sebagai kata benda tapi mengubahnya menjadi suatu kata kerja yaitu pengorganisasian (organizing).
Dalam perspektif Weick, pengorganisasian dipengaruhi oleh Teori evolusi, Teori Informasi, dan Teori General system.
Teori weick menyebutkan bahwa Organisasi bisa eksis dalam lingkungannya, tapi yang dimaksud lingkungan disini adalah Lingkungan Informasi. Perubahan lingkungan informasi, akan mengubah organisasi yang ada.
Proses pengorganisasian (resolving equivocality)
Pada dasarnya aktivitas utama dari organisasi adalah proses membuat kondisi ketidak jelasan (equivocal) dan ambiguitas yang muncul dari suatu informasi dalam organisasi menjadi suatu yang masuk akal (sensemaking), melalui bentuk tingkah laku yang mapan dan melekat serta menyatu dalam proses tersebut.
Anggota organisasi mencapai kondisi sensemaking melalui proses Enactment, Selection dan Retention. Organisasi akan tetap bertahan dan sukses jika mampu mereduksi ketidak pastian (equivocality). salah satu cara mereduksi dengan melakukan komunikasi antar anggota organisasi, sehingga informasi mengalir, serta mengurangi ketidak pastian dari informasi tersebut (Miller, 2005 : 82 -83, West&Turner, 2007: 320-321) .SDR 2005


Dalam hal ini Weick's menyampaikan bahwa tujuan dari pengorganisasian adalah mereduksi equivocality dalam lingkungan informasi. equivocality adalah multi interpretasi dari suatu kejadian yang sama. Karena multiinterpretasi ini, kejadian tersebut menjadi suatu hal yang tidak pasti dan tidak dapat diramalkan yang menjadi bagian inheren dari lingkungan informasi dalam suatu organisasi.
Sebagai contoh: jika seorang anggota organisasi, diminta untuk menghadap atasannya, maka pasti akan muncul berbagai pemikiran bisa logis atau tidak logis mengenai persepsinya mengapa dipanggil untuk menghadap atasannya. Kondisi ini disebut equivocal, karena bisa menimbulkan berbagai persepsi pada tiap orang.
Weick disini mengemukakan bahwa Inti Proses pengorganisasian adalah harus mengurangi kondisi equivocal ini atau membuatnya menjadi masuk akal. Untuk itu, diusulkan adanya aturan-aturan serta siklus komunikasi. Aturan-aturan ( “recipe”) yang dibuat bisa memandu anggota untuk melihat bagaimana pola untuk membuat ketidak pastian menjadi masuk akal, dan melalui siklus komunikasi, tiap anggota organisasi bisa memahami dan mereduksi kondisi equivocal.
Tahapan proses pengorganisasian agar kondisi equivocal bisa direduksi adalah sebagai berikut:
a.Proses Enactment (pemeranan/interpretasi), adalah tahapan dimana organisasi melakukan interpretasi terhadap informasi yang diterima.SDR 2008
Berasal dari General system theory dan Open system Theory. pada prinsipnya organisasi bersifat terbuka terhadap lingkungan. Yang dimaksud lingkungan disini bukan lingkungan yang bersifat fisik maupun organisasi atau institusi lain dimana organisasi itu harus mampu untuk tetap hidup, tetapi yang dimaksud disini adalah lingkungan informasi dimana semua aktiitas dan pengalaman yang mempunyai arti tertentu bagi anggota organisasi. Organisasi menyatu dengan lingkungannya.
Dalam proses enactment ini tiap anggota organisasi melakukan penciptaan ulang lingkungannya dengan menentukan dan merundingkan makna khusus /interpretasi dari suatu peristiwa (ecological change). Seperti yang diterangkan oleh Karl Weick's di tahun 1995 yaitu: “There is not some kind of monolithic, singular, fixed environment that exist detached from and external to people. Instead people are very much part of their environments” (Miller, 2003 : 82, Miller, 2005: 210)
b.Proses Selection (Seleksi) disini memilih aturan-aturan, metode dan siklus komunikasi terbaik untuk untuk mengurangi kondisi equivocal ( ketidak jelasan).Dengan kata lain, proses seleksi adalah suatu peluang untuk melakukan proses sensemaking (menuju kondisi yang masuk akal) . Proses ini menempatkan item-item tentang memahami, memperbaiki, memaknai dan berinteraksi dalam membentuk suatu mutual understanding suatu kerangka kerja.
c.Proses Retention (Retensi) adalah proses menyimpan informasi untuk digunakan untuk digunakan organisasi dalam memberi respon alamiah terhadap berbagai situasi, informasi ini disebut resep (recipe) untuk terjadinya sensemaking. Cara atau resep yang berhasil dibuat menjadi peraturan yang bisa diterapkan di masa datang. Cara penyimpanan bisa dalam bentuk formal berupa aturan tertulis maupun mengikuti prosedur yang ada dalam organisasi. SDR 2008

Contoh Aplikasi:
Suatu perusahaan kecil yang bergerak dibidang farmasi, berisikan angota-anggota organisasi yang mempunyai peran yang berbeda, ada yang berfungsi sebagai marketing manajer, dimana dalam perannya itu di bantu oleh beberapa orang staf. kemudian ada yang berperan sebagai manajer produksi, dan ada yang berperan sebagai manajer keuangan. Mereka di koordinasi oleh seorang Direktur. Pada suatu saat, terjadi penurunan sales perusahaan, sebagai akibat adanya kompetitor baru yang mempunyai produk yang sama dengan yang dipunyai perusahaan tersebut. Informasi yang diperoleh, tentang adanya kompetitor baru, membuat perusahaan tersebut mengalami kondisi ketidakjelasan. Maka marketing manager melakukan encatment, dimana informasi yang ada diserap lebih dahulu, lalu dilakukan pembicaraan dan komunikasi dengan bagian produksi tentang produk yang ada. Disini, peran direktur sebagai leader, menentukan aturan-aturan yang akan digunakan untuk mengkaji informasi yang didapat, antara lain, atuan bahwa semua keputusan harus melalui hasil diskusi bersama semua fungsi terkait. Proses pengambilan keputusannya melalui metode problem solving yang terstruktur, serta mengikutsertakan semua fungsi. Informasi harus dishare tiap saat, oleh siapapun yang mendapat informasi baru. Tidak boleh ada yang menyimpan informasi dari luar organsasi apapun bentuknya, senua harus dishare. pengambilan keputusan dilakukan secara kolektif. (Ini adalah tahap seleksi). Setelah itu, metode-metode yang digunakan untuk mengatasi masalah bisa disimpan dan dijadikan metode untuk bekal perusahaan di masa depan (retensi).
Susiana Dewi Ratih, Desember 2008